秘書人生

【Ï】4種類型老闆,給我的領悟-類型(二)吹毛求疵的主管好惱人

之前有跟大家提過Ïvy的工作經驗第一種類型老闆給我的啟發及警惕。下面連結供各位回味。

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這次分享的是某一份工作的主管,當時我在一間上市上櫃大公司裡的秘書處上班,工作內容主要是處理客戶申訴問題。我們定位有點像是檢察官查案定業務員是否有罪的概念。

看似溫柔的主管,在工作上非常嚴謹。強勢不是在談判上唯一的方法,適時運用溫和來壓制對方。他了解自己個性,不強迫改變,而是運用自身優勢來達到目的。


吹毛求疵是對自己的專業負責

我們的每一份申訴文件報告,主管非常要求字體、每一行段落、表格對齊、標點符號不對及這句話是否換個方式說。當時的我非常崩潰,活在21世紀出社會沒多久的年輕人,對於文字精簡報告很痛苦。

但也是當時的主管訓練,讓我對於報告的整齊度比一般人來得敏感。日後其他工作上我的文件檔都比別人來得整齊,也一目瞭然。

如果我們的提案很好,但連最基本的細節都沒顧好,更何況對方要對我們報告產生興趣。我們以為他人不會看?但內行人更注重。魔鬼藏在細節裡,很多公司因為小失誤,而導致公司品牌功虧一簣。


吹毛求疵的主管好惱人


蛛絲馬跡都不放過

前言提到我們部門主要處理客戶申訴事件,所以一開始對於工作上的條文要非常了解。當業務員的報告裡訴說整件事的發生時,我們主管只要察覺邏輯不對,就會開始延伸另外一件新的業務員違規事件。

我們必須不斷調查,只要有些微不對勁,就要查清楚,也對雙方較有保障。就如同我們對於工作態度一樣,每件專案都要了解越仔細越好,也是防範未然。

擁有這些敏感度,我們不僅可以預防被公司裁員,也可以裁公司。從蛛絲馬跡判斷該公司目前的狀況,讓我在後日的新創公司倒閉時順利脫身。

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以柔克剛反而最有力

由於每一位業務員都有屬於自己的處室,所以他們都有自身主管。當業務員被我們部門判違規時,違規事件會影響該處室的業績成效,所以其主管就會來跟我們求情、談判。

有一次讓我印象深刻的是,其主管打電話來態度非常強勢,我跟同事都招架不住,只好請我們主管出馬,我們主管依立場站住腳,以柔克剛方式跟對方說明事情源由,對方態度也軟了下來。先讓對方把情緒發洩完,再好好跟他談。

這部分也讓我學習到,不管在職場上,生活也是,當雙方在緊張的狀況下,我們先降下自己的情緒,對方也會受我們影響而平靜下來。


總結

一開始我以為主管惱人的特質,後來發現是職場上的優勢。當我們覺得主管很討厭時,是否換個角度思考,這些特性是不是該主管的優點,才能讓他在工作上發揮效益。

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