職務分享

【Ñ】社交軟體群組工作術 如何精準運用展現專業?

從Ñ出社會的這幾年,用Line或whatsapp/wechat建立群組已經是職場常態。群組這種事很有趣,總有一個全公司/大team群組(通常只有老闆或高層會發言),然後肯定有個剔除老闆的群組,往下是排擠主管的群組,同事之間按派別還會細分,揪團購或者揪吃飯的也會另開,比較煩的客戶也喜歡拉一個,甚至常合作的廠商也會有,上班族們週間幾百則未讀可能是常態,但你願意已讀(或者逼不得比必須已讀)的可能就那幾個(◐‿◑)


社交軟體

圖片來源:https://reurl.cc/4mXgkD

主管或老闆們每天在群組流竄的訊息大大小小幾百則,如果今天需要用來匯報工作事項,怎麼樣才能讓你的文字映入上級眼簾,達到有效溝通而不是被「已讀不回」?

標題明確、列點列項、格式統一、往後縮排、善用圖形符號

(以下舉例兩種群組匯報訊息的文字)


範例一:

社交軟體群組工作術

範例二:

社交軟體群組工作術

和上級用社群匯報同樣幾件事,相範例二的格式絕對比前面來得清晰。

把標題列出,所有事件列點列項,由於社群軟體無法像文書軟體可以縮排,因此善用符號讓版面對齊、視覺上統整劃一是必要,重要的詢問事項前可以加上手機或社群內建emoji,讓閱讀者快速抓到重點。

這樣做的好處還可以讓雙方來回溝通時可以減少溝通誤解。

舉例來說,讀到範例二的訊息,上級可以快速回覆「1 ok 、2ok、3要跟xx詢問、4 ok、5這版設計有點醜,讓我再想想」

「以上收到。針對5,避免耽誤客戶排程,建議週五前回覆,感謝老闆。」

社群上的文字溝通,這樣是否清晰明瞭了許多呢?

發出去的訊息潑出去的水,先到個人群組快速確認後再forward

大家可能都有發生過相同情形,假設你按照上面方法清楚列點列項,卻在未完成前手滑敲到enter,結果老闆秒讀回你一個「?」…那種冷汗直流尷尬到爆的記憶是否很清晰?雖然目前的社群都有偉大的「收回」功能,但發生次數多了,難免給人粗心或者不專業的印象。

這時候善用「個人群組」就是一個很棒的方法。

一人群組,顧名思義就是「建立一個群組,然後那個群組只有你一個人」。
一人群組除了用來存連結、當臨時記事本都很好用以外,在工作上最重要的是「可以先把要丟給上級或者重要客戶的訊息傳到群組,自己快速review一遍沒問題後,再forward給出去」

這樣做的好處有三個:

  1. 確保傳出去的資訊正確,同時檢查錯別字。
  2. 上班時間大家習慣使用電腦,但別忘了上級們也有看手機讀訊息的可能。用電腦丟出去後再打開手機快速看一眼,確保排版整齊乾淨,如果自黏在一起,切記回頭再調整新增空行。
  3. 訊息沒打完按到enter也不尷尬

至於群組怎麼建立,相信大家都很熟悉,不懂的建議google,絕對能搜出比我專業的逐步教學版(◐‿◑)

延伸閱讀:【Ñ】公關(PR)面試第一關,寫中英文新聞稿的關鍵訣竅

補充:Line近期有推出「keep筆記」,聽說是類同功能,但由於N的個人群組已經累積多年重要資訊,就沒有再更新使用,也歡迎大家分享使用過keep筆記的心得或者bug。

工作相關群組換上「指定背景色」,幫助你提高警覺!!

先不多說,與各位分享我前天在朋友Story滑到的超有梗動態。

社交軟體群組工作術

(到底是有多恨協理恨到要罵x你老師?)
社交軟體群組工作術

(結果是一場誤會啊(◐‿◑))

丟錯訊息這種經驗相信大家或多或少都會有,有的時候文字打太快以為在跟朋友抬槓也的確很難避免。

Ñ也是一個快言快語的人,鑄過幾次大錯後就聽了當時同事的建議,把所有工作相關群組的背景色都調成最討厭的「粉紅色」,從此粉紅色的群組在我眼裡成了警訊,點進去要丟訊息之前都會反射性三思,大幅降低很多造孽的機會。 最後快速統整,關於「使用社群溝通工作的小秘訣」這件事,來自Ñ的自身慘痛經驗,希望這篇分享能幫各位施主少走點彎路。

  • 秘訣1:標題明確、列點列項、格式統一、往後縮排、善用圖形符號
  • 秘訣2:發出去的訊息潑出去的水,先到個人群組檢查後再forward
  • 秘訣3:工作相關群組換上「指定背景色」,幫助你提高警覺!!

補充說明:由於台灣目前的溝通多數以Line為主,所以這篇文章思考出發點都是使用「Line」的心得。Whatsapp跟wechat其實也大同小異,大家有任何想討論的地方歡迎寫信或留言交流!社群溝通的荒謬事件如果累積夠多了也許能另寫一篇(◐‿◑)

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