秘書人生

【Ï】有效溝通的三大原則

越上層的主管表達方式是不是較模糊?我們好像是他們肚子裡的蛔蟲一樣?也是有講話精確的主管,溝通起來也較省事。主管通常是決策者,不是執行者,他們不太清楚執行的細節及該注意的事項,這時就需要我們去引導達到有效溝通。

常常與同事抱怨主管,但我們是否換個角度想,如何去幫助我們的主管?幫助主管等於幫助我們自己,未來需要主管幫忙,肯定也會協助的。


建立信任感

建立信任感為溝通的第一要素,如果沒有信任感,主管也不敢把事情交代給我們執行。一家公司徵才時,第一時間從身邊朋友、親戚找起,再來從員工或同事問起,最後一步才往徵才網站上找人。信任感遠遠大於能力為第一優先。

除了主動匯報工作建立信任感之外,我們也可以從平常跟主管相處小事做起,當他遇上難題時,主動幫他想辦法及參與解決問題。如我們公司有大陸老闆,當我們主管要回報數據給大陸老闆時,他會想把字體改為簡體字。

當主管在murmur問我們怎麼改時,一位同事直接表明「我只會改Word字體,Excel我不會」,這時我就上網找Excel字體更換方式,跟主管表示我協助他改吧!

延伸閱讀:【Ï】如何利用❰向上管理❱匯報工作讓老闆更愛你?


換位思考

如果我們是主管,我們會希望員工怎麼做?就如同上一部分所說的,其實建立信任感,也是換位思考的一環,當員工跟你說「我只會改Word字體,Excel我不會」,這時我們會怎麼想?我們不就是盼望員工幫我們解決問題,而不是說我不知道嗎?

學習上游思維,替主管解決問題,其實也就是替我們解決問題


有效溝通的三大原則


學習柯南的剝絲抽繭

由於主管不是執行者,所以在溝通上難免會有問題。就如同我們請同事幫忙找資料時會提供明確事件,這時反過來,我們要像柯南一樣剝絲抽繭的詢問主管

主管:幫我抓一下上次活動資料

我們:好哦,請問是指管道流量跟轉換資料嗎?

主管:對的(如果不是主管自己會回答要什麼樣的活動資料)

我們:請問什麼時候要提供給你?(通常主管不會說明什麼時候要給他,反向我們來詢問他)

主管:明天下午三點前(如果主管自己都不知道時間,我們自行決定可以繳交的時間,也許他也是要提交給他的主管)

我們:好

在最一開始就要把事情問清楚,如果不問清楚,到時候繳交資料卻不是主管要的,那可是浪費時間,主管還會覺得我們辦事怎麼這樣?!然後自己的小劇場表示明明是主管沒交代清楚。XD


總結

溝通本身就是一門專業啊!不管是在職場還是生活上,都是相當重要的軟實力。而且還有各種因素參雜著。個人覺得找到有效的一套溝通方式就是自己的專長了,我也會觀察對方的星座及公開個人資料來找尋溝通足跡。

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最重要的一環是,像Ñ說的,「永遠比對方多往前想一步。」主管請我們做到A,如果我們比預期的結果做到C,那豈不是會對我們更加分。如主管請我聯絡這家關係廠商進行報價,雖然我知道這是關係廠商,但我還是會自行找其他家進行報價,列出優缺點,讓主管自行決定要用哪一家。



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