秘書人生

【Ï】管理老闆時間的3個小撇步


我們都知道時間管理的重要性,秘書或特助不免於要管理老闆的時間,但要怎麼管理我們老闆的時間?!或該在什麼時機提醒老闆的行程呢?Ivy分享自己的方式給大家參考。


第一個小撇步:下載時間管理APP


首先,我會先下載管理行程APP。Google Calendar是大家所熟悉的管理行程APP,那我來介紹其它APP供各位評估。


  1. Todoist:紀錄和管理瞬間靈感、設定優先吉別、安排任務的重要程度。
  2. Bitrix 24:可建立公司組織、免費網路雲端、約會排程與資源預定。可免費架設網站及CRM功能。
  3. Any.Do:結合行事曆、待辦清單、記事本、備忘條多項功能。


我們選擇了其中一個管理行程APP,就可以開始運用啦!不怕時間預約重複到,也可以請老闆下載看他自己的行程。


第二個小撇步:提前3天跟老闆確認行程


避免老闆有自己的行程或其它會議自行跟客戶預約,沒有通知及透過我們去執行,所以行程前3天跟老闆確認較保險。為什麼要前3天呢?因為在當天的前3天行程幾乎都已經安排好,如果有變化,我們也有充裕的時間去變動與通知要參加行程的人。


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時間管理


第三個小撇步:提醒老闆行程


在行程前一天還是會把隔天的行程列出來跟老闆溝通順便提醒他,一方面也是再次跟老闆確認行程,如果又有變化,我們也可以馬上調整時間。


另外我通常會跟老闆一起搭車的時候提醒行程,要抓住零碎時間啊!行程當天每個行程前一個小時也會再次細心地跟老闆提醒下接下來的行程,為了還是以防萬一,或者有時候會議聊得太開心會忘記下一個行程。


總結


可能有人會好奇為什麼我要不斷跟老闆再三確認時間呢?因為我有被雷的經驗啊!所以不怕嫌麻煩只怕耽誤對方的時間。


雖然前面有提到老闆可以下載APP自行看他的行程,但是還是別鬆懈。依小女子的經驗部分老闆還是會忘記自己有其他行程,金魚腦的老闆還是要三不五時引導他們。


有些老闆及主管會記得他們的行程,注意!我們還是要提醒他們,因為這是我們的工作內容,這樣代表我們有再做事,不然部分老闆會以為我們忘記通知他們。


時間到底要怎麼安排會比較適當?個人經驗覺得一開始是磨合期,某些老闆喜歡秘書幫他處理所有行程,秘書單向跟老闆溝通,所以外面的聯絡人都是要透過秘書來處理。


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另一種類型,老闆會自己跟客戶約時間,但不一定會告訴秘書,所以行程的時間重複到就完蛋了啊!建議可以主動跟老闆討論,試試如何合作雙方會比較好工作。


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