秘書人生

【Ï】秘書的關鍵五大生存工作技能

有幾篇Ivy有提到我在新創公司當秘書的工作內容及技能,今天來幫大家整理下,一般的秘書需要什麼基本的工作技能。

其實秘書的範圍太廣的,有業務秘書、行政秘書、商務秘書…除了行業及職位所需的能力,跟大家分享過去我以往的經驗基本秘書工作技能要有哪些。

基本技能要有才能踏入秘書職位,其他專業能力上如:業務、人事、品牌…大部分都是要透過經驗累積下來的,或者可以自行去外面學習上課。所以我們會發現,很多公司要的秘書都是想要有經驗的人,因為他們在處理能力及問題會更懂得如何應對。

依我的例子,當初以上這些經驗我也都沒有呀!也常被打槍,所以就算沒有經驗我們是可以累積的。所以不要被需要經驗給嚇到,之後再來分享從行政秘書爬上特助的過程。


硬實力部分

#文書處理能力:Word、Excel、PPT

這三個文書能力在進去一家公司之前需要有的基本能力,我在大學時就有接觸過文書處理,所以對我來說並不難,但有些朋友在大學時期因科系不同,所以對這文書處理比較不熟悉,推薦大家可以上YouTube自學,而且還免費的呢!在一般公司所需要的功能上面幾乎都有哦->PAPAYA電腦教室

#英文能力

個人覺得這很看公司需求,建議大家在人力銀行上面,觀察每個公司產業、條件需求,我有待過一家公司行政秘書,是不太需要英文能力的。依個人經驗,如果我們英文能力不錯,薪水不一定會比較高,但我們選擇的秘書職缺機會比較多。所以需不需要增進英文能力,取決於我們所想選擇的產業及公司。

但自己本身還是會進修英文能力,因為如果能換到更好的公司及福利不是更好嗎?!哈哈哈有想學英文的人,推薦這篇文章給大家參考哦,作者超級用心分享每一家使用心得:【2020更新】超詳細17間!線上英文評比推薦與費用比較(隨時更新)


秘書的基本工作技能需要有什麼?


軟實力部分

#時間管理

有些秘書要安排專案行程、主管行程、追進度,所以時間管理個人覺得超級重要呀 !我們可以先列出緊急程度的行程,這樣才不會忘記,因為我們很常工作到一半被打斷,然後暫時忘記我們上一秒在忙什麼了嗚嗚。之前我也是常常被工作追著跑阿!原本較重要的任務就被耽誤了,所以工作所需做的事及deadline先寫下來對我們幫助真的很大

延伸閱讀:秘書的時間管理要怎麼安排?!

其實這樣工作型態反而效率是低的,由於要返回原本工作狀態,所以又需要花更多時間來緩衝。阿秘書不就是這樣活著嗎?瞎忙奔波哈哈哈

延伸閱讀:【Ï】管理老闆時間的3個小撇步

#高EQ

我們是在主管旁邊最親近的位置,也最能感受到主管的情緒,所以當主管心情不好,第一件事通常是找助理發飆。所以我們更要學會如何抒發情緒,好好照顧自己的情緒。

延伸閱讀:【Ï】秘書的小情緒要怎麼處理?4個小建議

本身EQ也是有底線的,會適時的讓主管了解,我會先思考後再適時的跟主管溝通。

延伸閱讀:高EQ是好還是壞?!

#溝通能力

不管是文字還是口頭溝通,秘書算是中間的傳遞者,所以溝通能力個人覺得很重要,先了解雙方所有表達的內容,在轉化成對方聽得懂的語言,也是一門學問。這部分也是透過經驗學習而來的,建議不懂就問,不管對方是不是覺得不耐煩,我們問了就成為我們的經驗累積了,建議問越詳細越具體越好哦。

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