秘書人生

【Ï】秘書該要有這些軟實力及硬實力?!

這幾年大家開始審視自己的軟實力及硬實力,這兩個詞一開始聽到Ïvy非常陌生,經了解後,才發現一個是可以透過學習,另一個是需要透過經驗或人格特質。

個人覺得兩個都很重要,取決於我們在哪個產業及職位,或者可以依照自己是屬於哪個實力較強,進而選擇職業。


何謂軟實力?

簡單來說,軟實力指的是工作所需要的人格特質(personal attributes或personality traits)、固有的社交線索(inherent social cues)以及個人表達能力,而從這方面可以評判出一個人與其他人互動關係的好壞。

軟實力並非像硬實力那樣可以單靠學習的能力,而是類似於察言觀色,或者可以說”閱讀他人”的能力。除此之外,我們也很難對這項能力做評估。

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軟實力包含了態度、溝通能力、創造性思維(creative thinking)、職業道德(work ethic)、團隊合作、經營人際網路(networking)決策能力、積極正向性、動力、開放的思維、解決問題的能力、批判性思維以及解決衝突的能力等

軟實力偏向是靠經驗累積而成的,這也是為什麼近幾年趨勢走向著重在軟實力,因為較硬實力來說無法模仿的。曾與幾位老闆及主管聊天,他們都說他們在意的是員工的態度及過去經驗所學到的東西,或我們做了什麼。

軟實力無法光靠口說就能證明自己具有軟實力,而是要展現出來。例如,我們不能只是說”我有領導能力”,而是要說”之前在某某公司擔任銷售部的主管,我帶領整個銷售部門達到公司給員工紅利的業績。

或我是個善於發現問題的人,只是表述。不如說,我替公司阻止購買一筆6萬5的金額。當公司要購買一項產品時,我去了解其部門需求,再與廠商溝通後發現不是我們要的需求,由於廠商未更新網站,所以舊資訊還留在官網上。因為我善於發現問題,所以替公司省了一筆費用。舉出具體的例子,在履歷及求職信裡凸顯出來。此外,在面試時,也可以將這些能力展現出來

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何謂硬實力?

硬實力是後天努力習得,而且很容易量化的技能。一般來說,我們可以透過書本、其他訓練教材或是職場學習相關的能力。可以在短時間內學習而來。

從小到大我們所學的都是硬實力,卻忽略軟實力的重要性,當然硬實力固然也重要,這要看我們所應徵的職位及工作內容哪個比重多。


硬實力VS.軟實力


什麼是軟實力?什麼是硬實力?
圖片來源:thebalancecareer


硬實力包括:

  • Proficiency in a foreign language 外語能力
  • A degree or certificate 學位或是證書
  • Typing speed 打字速度
  • Machine operation 操作機械的能力
  • Computer programming 程式設計


軟實力包括:

  • Communication 溝通能力
  • Flexibility 靈活性/變通能力
  • Leadership 領導能力
  • Teamwork 團隊合作
  • Time Management 時間管理

以上大家會更清楚軟實力與硬實力的差別,以及對應我們的工作內容職位去做調整。參考連結: 職場必備的軟實力與硬實力


秘書的軟實力與硬實力

秘書的硬實力:語言能力、文書能力、檔案管理技巧、提案及簡報技巧、行政事務處理、零用金(會計)管理。
秘書的軟實力:溝通能力、快速學習能力、解決問題能力、觀察力、時間管理、動力、說服力、變通能力。

依個人觀察,秘書的硬實力很容易學習,但軟實力較是經驗累積而來的,作為秘書,當然有一度懷疑過,秘書沒有專業能力,會覺得很恐慌,但這幾年軟實力意識提高,為我們秘書的軟實力感到驕傲,在我們面對每個部門時,我們必須懂得每個部門的運作方式及專業,如果我們不懂,很難跟同事溝通及開會。更何況我們需要做會議記錄。

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或像我之前進入新創公司任職時,必須在短時間內學習相關領域的工作內容,一時之間我的快速學習能力、時間管理及解決問題能力瞬間提升了。這時候的軟實力較硬實力來的重要。

我是透過江湖人稱S姐課程分析自己的軟硬實力,更了解自己的長處與劣勢,善用優點補足缺點,有興趣者可以去了解看看。課程推薦:獵頭顧問 S 姐帶你健檢人生職涯


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圖片來源:hahow



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