秘書人生

【Ï】為什麼我們要向上管理?

向上管理一直都是大家在職場上努力學習的課題,我也正在學習中。之前Ivy沒有意識到向上管理的重要性,是在外商新創公司中逼自己跟老闆溝通,當時的我還不知道這叫向上管理,我只是想把事情做好。


剛畢業進入社會時的我,跟大家一樣不敢對老闆表達自己想法,在還沒有新創公司經驗前,老闆告知我要做什麼事,我就去做事(員工思維)。多虧這家公司讓我懂得跟老闆溝通的必要性以及換為思考(老闆思維)。


為什麼我要開始向上管理?


當時公司正在招募翻譯助理,協助即將來台的代理(業務)在台生活及翻譯業務上的生意,所以幾乎每天都有安排面試者面試。當我把時間都安排好時,某天早上起床收到老闆訊息:「Ivy當天的面試行程可以取消嗎?」


接到消息晴天霹靂的我,馬上從床上跳起來,立即先連絡面試者,取消當天的面試行程。事情處理好時,覺得這樣這對候選人及公司的形象會不太好,如果取消,至少要前一天通知吧?!想到將來都要處理這些臨時變動的事,就覺得頭很痛,於是我決定主動去跟老闆溝通。


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我如何鼓起勇氣去跟老闆溝通?


我帶著我寫好的稿子(把所想表達的事寫下來,在家不知道演練多少次XD),前往與老闆會面。我鼓起極大的勇氣,跟老闆表示:


1. 為什麼今天會臨時取消面試行程?是有什麼原因嗎?

2. 臨時取消對前來面試者很不好意思,有些人來自外縣市,他們必須提前搭車,有些人已經在路上了,接到取消面試通知,對我們公司形象也不好。我希望能至少能前一天告知我要取消。

3. 我希望你的行程是由我這邊協助,也希望你可以配合,我們都想要在代理來台之前找到助理對吧?!


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為什麼我要向上管理?


原來老闆想要我們管理他?


敘述完以上後,心理已經做最壞的打算被罵到臭頭,沒想到老闆的回應竟然是:「Ivy我很開心,你主動來跟我說這件事,我也希望你可以協助我的行程。今天早上臨時取消,是因為我身體很不舒服。」


那時候我的心情真的是五味雜陳,原來我鼓起勇氣對老闆講這些話讓他是開心的。站在老闆的角度想,加上當時他一人來台創業,更是需要有人能協助他,是主動的,而不是被動的,這也是我所學到的。


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總結


在溝通過程中,我才漸漸了解這是向上管理的一環。個人覺得在做每件事都要有動機,才會有行動力,當我開始要向上管理時,覺得這樣對面試者及公司會產生負面影響是我的動機。


溝通過程中,以替公司及老闆角度去思考這件事,我要怎麼協助他?!以及問為什麼取消是有個人因素嗎?加上也提到有候選人來自外縣市,提醒老闆並不是所有人都住台北,時間都可以這麼方便。


跟老闆討論後,他提及當天如果我跟他說有些面試者是從台北以外地方來,他可以體諒而去面試。後續我回想了一下,老闆是問我可以取消嗎?不是請我取消。那時候太緊急,沒有去思考老闆話中涵義。所以當時如果我表達強硬一點,告訴他這件事是現在需要做的,或許事情又會不一樣了。


沒想到結果是我們所意料之外,就算結果是我想的那樣(被罵臭頭),至少我試過表達我的想法,也懂得換位思考,如果我是老闆,我會希望員工怎麼做?!


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